Der Artikel richtet sich an Personen, die Meetings und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter organisieren, insbesondere außerhalb des Firmensitzes.
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Firmenveranstaltungen für die Entwicklung der Firma notwendig sind. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, müssen sie ordnungsgemäß vorbereitet und durchgeführt werden. Wer sich für die Organisation einer Firmenveranstaltung entscheidet, muss sich drei Fragen stellen:
- Für wen wird die Veranstaltung sein?
- Welches Ziel soll die erreichen?
- Welche langfristigen Vorteile ergeben sich daraus?
Erst durch die Beantwortung der Fragen lässt sich ermitteln, welche Art von Firmenveranstaltung für die Zielgruppe am besten geeignet ist, die angestrebten Ziele am ehesten erreicht und den größten Nutzen bringt.
Warum sollte man Firmenveranstaltungen organisieren?
Wie wir oben schon erwähnt haben, müssen Sie zuerst feststellen, für wen die Veranstaltung gedacht ist.
- Die Mitarbeiter des Unternehmens
- Das Management
- Den Vorstand, den Aufsichtsrat
- Die Partner, die Aktionäre
- Die potenziellen Kunden
- Die aktuellen Kunden
- Die aktuellen Geschäftspartner
- Die Medien
Natürlich gibt es auch Unternehmen, deren Kerngeschäft die Organisation von Veranstaltungen für einzelne Teilnehmer (wie z. B. Ausbildungsbetriebe) oder für Unternehmen (Messeveranstalter, Eventagenturen etc.) ist, aber über solche Unternehmen und Veranstaltungen schreiben wir hier nicht.
Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen haben unterschiedliche Ziele. Beispielweise kann eine Schulung dazu beitragen, spezielle Kompetenzen zu erwerben. wie zum Beispiel in Verkaufstechniken oder zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Oder das Ziel der Veranstaltung ist die Premiere eines neuen Automodells für aktuelle und potenzielle Kunden oder Vertreiber von Autos dieser Marke. Die Tabelle zeigt, welche Ziele mit verschiedenen Arten von Veranstaltungen, die sich an unterschiedliche Teilnehmergruppen richten, erreicht werden können.
| TEILNEHMER | ZIEL | ART. |
|---|---|---|
| Vorstand, Aufsichtsrat | Besprechung und Genehmigung von Berichten und Plänen; Entscheidungsfindung | Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen |
| Partner, Aktionäre | Ergebnisse erfahren, Entscheidungsfindung | Hauptversammlung |
| Bestehende Kunden und Geschäftspartner | Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen | Produktpräsentation |
| Ehrung von Kunden und Geschäftspartnern | Firmenjubiläum, Galadinner | |
| Potenzielle Kunden | Präsentation aktueller Produkte oder Dienstleistungen | Produktpräsentation |
| Konferenz (einschließlich z. B. Präsentation von Dienstleistungen) | ||
| Medien | Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen (oder Ereignisse im Unternehmen) | Pressekonferenz |
Welche Vorteile bringen Firmenveranstaltungen?
Neben den Zielen, die mit verschiedenen Arten von Firmenveranstaltungen verfolgt werden, ist auch der Nutzen, den diese Veranstaltungen mit sich bringen, von Bedeutung. Die Ziele sind spezifisch, während der Nutzen allgemeiner ist und sich über einen längeren Zeitraum erstreckt. Jede Veranstaltung soll sowohl dem Unternehmen als auch der Gruppe, für die sie organisiert wurde, Vorteile bringen.
Die wichtigste und häufigste Zielgruppe von Firmenveranstaltungen ist die Belegschaft des Unternehmens. Sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst profitieren von Unternehmensveranstaltungen aller Art in unterschiedlichem Maße. Veranstaltungen, die auf den Erwerb von Wissen, Fach- und Führungskompetenzen bzw. Soft Skills abzielen, kommen sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugute, da sie das Kompetenzniveau der Mitarbeiter und damit die Produktivität des Unternehmens steigern.
Der Hauptnutzen für Unternehmen liegt jedoch in einem anderen Bereich. Firmenveranstaltungen fördern die Teambildung, und das Team steigert die Effizienz des Unternehmens. Investitionen in die Mitarbeiterentwicklung führen daher zu einer Steigerung der Produktivität und Innovation des Unternehmens.
Teamarbeit. Workshops, die darauf abzielen, eine Lösung für ein reales oder theoretisches Problem zu finden, sind eine Möglichkeit, die Fähigkeit zur Arbeit in einer Gruppe zu entwickeln. Eine ähnliche Funktion haben Teambildung-Spiele, die Teambuilding-Übungen mit Spaß verbinden.
Beziehungen. Firmenveranstaltungen fördern die Integration und den Aufbau von Beziehungen. Je mehr Zeit Menschen miteinander verbringen, desto einfacher fällt es ihnen, verschieden Beziehungen aufzubauen. Einfacher gesagt: Durch Veranstaltungen lernt man sich besser kennen. Die Distanz zwischen den Mitarbeitern wird verringert, und Vorgesetzte zeigen sich von einer ganz anderen Seite.
Atmosphäre. Durch engere Beziehungen entsteht eine gute Atmosphäre, was zu einem besseren Wohlbefinden der Mitarbeiter führt. Je wohler sie sich am Arbeitsplatz fühlen, desto stärker steigt ihre Leistungsfähigkeit.
Kommunikation. Bei Veranstaltungen dieser Art verbessert sich vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams. Wenn ein Team Zeit außerhalb des Büros verbringt, wird die Kommunikation offener und die Kameradschaft entwickelt sich auf einer neuen Ebene.
Identifikation. Die Organisation von Firmenveranstaltungen stärkt effektiv das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen. Je mehr sich die Mitarbeiter untereinander verbunden fühlen, desto niedriger ist die Bereitschaft, den Arbeitsplatz zu wechseln. Je stärker die Identifikation ist, desto geringer die Fluktuation.
Motivation. Ein Arbeitnehmer, der zu einer Incentive-Reise eingeladen wird, wird sich von seinem Arbeitgeber wertgeschätzt fühlen. Da sein Beitrag positiv gesehen wird, wird er seine Aufgaben sicherlich noch besser erfüllen. Firmenjubiläen können eine ähnliche Rolle spielen, denn sie sind eine hervorragende Gelegenheit, den Mitarbeitern für ihren Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens zu danken.
Vorstellung neuer Mitarbeiter. Firmenveranstaltungen sind auch eine tolle Gelegenheit, neue Mitglieder der Firma willkommen zu heißen. Einem Team beizutreten ist immer auch mit Stress verbunden. Eine Firmenveranstaltung minimiert nicht nur den Stress, sondern sorgt auch dafür, dass sich der neue Mitarbeiter schneller als Teil des Teams fühlt.
Die zweite wichtige Gruppe sind aktuelle und zukünftige Kunden und Geschäftspartner. Die Präsentation bestehender oder neuer Produkte kann in Form einer Ausstellung oder Konferenz in Kombination mit einem Bankett erfolgen. Konferenzen werden dort eingesetzt, wo es mehr zu sagen als zu zeigen gibt, insbesondere wenn Dienstleistungen statt materieller Produkte präsentiert werden. Um die wichtigsten Kunden und Auftragnehmer zu ehren, laden Unternehmen sie zu Firmenjubiläen oder Galadinners ein, die im Zusammenhang mit wichtigen Ereignissen stehen, z. B. der Verleihung einer prestigeträchtigen Auszeichnung an das Unternehmen.
Der Hauptnutzen für ein Unternehmen durch die Organisation von Veranstaltungen für aktuelle und potenzielle Kunden sowie Geschäftspartner besteht darin, Beziehungen aufzubauen oder zu festigen, Loyalität aufzubauen und ein positives Markenimage zu schaffen.
Selbstverständlich profitieren auch die Mitarbeiter von Veranstaltungen, die nicht an sie gerichtet sind. Für die in ihrer Organisation engagierten Mitarbeiter ist es eine Gelegenheit, Erfahrungen mit Kunden auszutauschen, sich über die neusten Trends in der Branche zu informieren und neue Anregungen zu erhalten. Durch Treffen dieser Art können auch neue Kontakte geknüpft werden.
