Der Artikel richtet sich hauptsächlich an Personen, die Meetings und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter organisieren, insbesondere außerhalb des Firmensitzes.
Unterschiedliche Arten von Firmenveranstaltungen erfordern unterschiedliche Ausstattung. Am anspruchsvollsten und teuersten ist in dieser Hinsicht eine Veranstaltung im Freien für eine große Anzahl an Teilnehmern. Hierfür benötigen Sie Zelte, Veranstaltungsmöbel (Bänke, Tische), Ton- und Lichtanlagen, Gastronomieausrüstung und -möbel (Grill, Bar, Büffet etc.) und im Falle einer künstlerischen Darbietung auch eine Bühne und die gesamte Bühnentechnik.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der notwendigen Ausstattung für Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops, Konferenzen und Vorstandssitzungen. Dabei ist der Unterschied zwischen einer Schulung und Konferenz hervorzuheben, da beide Veranstaltungen sich in der Raumausstattung erheblich unterscheiden. Eine Konferenz umfasst Vorträge und Diskussionen zu einem bestimmten Thema. Eine Schulung zielt darauf ab, den Teilnehmern spezielle Kenntnisse bzw. Fähigkeiten zu vermitteln. Konferenzen ziehen eine große Anzahl von Teilnehmern an, während Schulungen für eine kleinere Gruppe gedacht sind. Konferenzen richten sich an Gäste, also Personen, die nicht Mitarbeiter des Veranstalters sind, Schulungen können sich sowohl an Firmenmitarbeiter als auch außenstehende Personen richten.
Wie überprüfe ich die Ausstattung der Einrichtung?
Die erste Überprüfung der vom Veranstaltungsort angebotenen Ausstattung erfolgt in der Phase der Suche nach einem Veranstaltungsort. Bei der Suche nach einer Einrichtung für Schulungen, Workshops, Konferenzen oder Vorstandssitzungen können Sie davon ausgehen, dass die Einrichtung über die für die geplante Veranstaltung erforderliche Ausstattung verfügt. Müsste die Einrichtung diese für Ihre Veranstaltung extra anmieten, ist es besser, sich nach einem anderen Veranstaltungsort umzusehen. Sollten Sie spezielle und seltene Anforderungen haben (z. B. das Filmen einer Schulung), können Sie natürlich nicht davon ausgehen, dass die Einrichtung über die entsprechende Ausstattung und Personal verfügt. In diesem Fall werden entweder der Veranstaltungsort oder Sie selbst Spezialisten engagieren.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Veranstaltungsort zu besichtigen, bevor Sie ihn buchen, sollten Sie sich bei Ihrem Besuch unbedingt über die Ausstattung informieren, die die Einrichtung anbietet. Schauen Sie diese nach Möglichkeit an und lassen Sie sich zeigen, wie sie funktioniert.
Welche Ausstattung brauche ich und warum?
Für eine Schulung, Konferenz oder eine Vorstandssitzung benötigen Sie eine Raumausstattung, die den Teilnehmern möglichst hohen Komfort bietet. Die Referenten sollten die Möglichkeit haben, Präsentationen zu halten und für die Teilnehmer sichtbare Notizen zu machen. Die Teilnehmer müssen bequem sitzen können, einen Laptop nutzen oder Notizen auf einem Blatt Papier machen können. Bei Bedarf sollte die Ausstattung auch eine Zwei-Wege-Fernkommunikation in Wort und Bild mit den Personen ermöglichen, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können. Manchmal ist auf Feiern auch eine PA-Anlage erforderlich.
Wenn Sie eine Schulung, Konferenz oder eine Vorstandssitzung planen, benötigen Sie:
- Mobiliar (Stühle, Tische, manchmal ein Rednerpult und eine Bühne)
- Geräte
- Präsentationstechnik (interaktiver Monitor oder Projektor und Leinwand)
- Ausrüstung für den Referenten, um Notizen zu machen (interaktiver Monitor oder herkömmliches Flipchart)
- Videokonferenzausrüstung, falls erforderlich
- eine PA-Anlage (Lautsprecher, Mikrofon)
- Installationen
- Internet
- Beleuchtung
- Belüftung
Vor allem brauchen solche Veranstaltungen jedoch ... Strom. Ohne ihn funktionieren Geräte, Internet oder Beleuchtung nicht. Für den Fall eines Stromausfalls muss der Veranstaltungsort über einen Generator verfügen.
Mobiliar
Welche Stühle und Tische?
Stühle und Tische gehören zur Grundausstattung von Konferenzräumen und sollten in ihrer Erscheinung in der Regel auf die Einrichtung und den Charakter des Raumes und den Veranstaltungsort abgestimmt sein. Besonders wichtig sind ergonomische, wirbelsäulengerechte Stühle, denn stundenlanges Sitzen belastet die Wirbelsäule stark. Außerdem sollten sie bequem sein und gepolsterte Sitzflächen haben. Sind die Stühle zu hart, können sich die Teilnehmer nicht auf Gespräche konzentrieren und fühlen sich unwohl. Darüber hinaus sollten die Stühle einfach ästhetisch ansprechend sein.
In einem Konferenzraum, in dem die Stühle im Theaterstil oder unregelmäßig angeordnet sind, findet man manchmal Stühle mit Schreibtischen, auf denen die Gäste ein Notizbuch ablegen und sich Notizen machen können. Alternativ kann der Veranstaltungsort den Konferenzteilnehmern Klemmbretter zur Verfügung stellen, die sie auf dem Schoß ablegen können.
Für Schulungen sind Tische rechteckig und meist hufeisenförmig angeordnet. Die Tischplatten bestehen aus verschleißfestem Material. In vielen Konferenzräume finden sich noch immer Tische mit integrierten Multimedia-Anschlüssen, die heutzutage jedoch nicht mehr genutzt werden (außer Steckdosen), da die Geräte über WLAN miteinander verbunden sind. Tische für Vorstandssitzungen oder Treffen mit Geschäftspartnern sind hochwertig, oft aus Massivholz gefertigt und wunderschön verarbeitet. Sie können rechteckig, oval oder sogar rund sein.
Welche Anordnung der Tische und Stühle bietet sich an?
Die Anordnung der Tische und Stühle hängt von der Art der Veranstaltung ab. Eine optimale Tischanordnung gibt es nicht. Generell gibt es folgende Bestuhlungsarten, also Anordnungen von Tischen und Stühlen oder auch nur Stühlen:
U-Form (Hufeisenform): Diese Bestuhlungsart gilt als die universellste. Die Tische sind U-förmig angeordnet. Stühle können nur außen oder auf beiden Seiten der Tische platziert werden. Dies ist eine ideale Anordnung für Schulungen, Seminare und Workshops, da sich Teilnehmer und Vortragende gegenseitig sehen können, was die Kommunikation erleichtert. Die Teilnehmer können sich am Tisch Notizen machen und Laptops nutzen.
Theaterbestuhlung: Die Stühle sind in Reihen angeordnet und es gibt keine Tische. Dies ist die beliebteste Bestuhlung für Konferenzen, da alle Zuhörer den Referenten und seinen Vortrag direkt vor sich sehen können. Da die Teilnehmer sich nicht gegenübersitzen, ist die Interaktion zwischen ihnen schwierig. Sie können sich Notizen machen, wenn die Stühle über Schreibtische verfügen oder der Veranstalter ihnen Unterlagen zur Verfügung gestellt hat, die sie auf ihren Schoß legen können. Mit der Theaterbestuhlung lassen sich die meisten Personen in einem Raum unterbringen.
Parlamentarische Bestuhlung: Tische und Stühle sind wie in einem Klassenzimmer angeordnet. Diese Bestuhlung wird manchmal bei Schulungen verwendet, wenn nur wenige Teilnehmer anwesend sind oder der Raum groß ist. Alle Teilnehmer können den Referenten und seinen Vortrag vor sich sehen, sitzen sich aber nicht gegenüber, was die Interaktion erschwert. Sie können jedoch Notizen auf dem Tisch machen und einen Computer benutzen.
Konferenzbestuhlung: In der Mitte des Raumes befindet sich ein großer Tisch, um den Stühle angeordnet sind. Bei einer größeren Teilnehmerzahl kann der Tisch auch aus mehreren zusammengeschobenen Tischen bestehen. Diese Bestuhlung wird für kleine Geschäftstreffen und Meetings verwendet, bei denen es auch üblich ist, Getränke und Snacks auf dem Tisch zu platzieren. Diese Anordnung ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen den Teilnehmern und die Anfertigung von Notizen.
Bankettbestuhlung: Die Gäste werden an runden Tischen platziert. Diese Bestuhlung wird oft bei Galadinnern verwendet, kann aber auch bei Schulungen und Workshops eingesetzt werden, wenn eine große Gruppe in kleineren Untergruppen arbeiten soll. Diese Bestuhlung ermöglicht Interaktionen zwischen den Personen am selben Tisch, erschwert jedoch Interaktionen zwischen Tischen.
Rechner für die Teilnehmerzahl
Jeder Veranstaltungsort sollte Ihnen Informationen über die maximale Personenzahl in jedem Raum in jeder Bestuhlungsform geben. In manchen Räumen sind die Tische fest installiert und es ist nicht möglich, die Anordnung zu ändern. Liegt die von Ihnen eingeplante Personenzahl jedoch nahe an der von der Einrichtung für einen bestimmten Raum vorgesehenen Höchstzahl, lohnt es sich, genauer nachzurechnen.
Es gibt einfache Methoden, um ungefähr zu berechnen, wie viele Personen mit der jeweiligen Bestuhlung in einen Raum passen. Die Raumfläche in Quadratmetern sollte multipliziert werden mit:
- 0,90 – bei Theaterbestuhlung,
- 0,58 – bei parlamentarischer Bestuhlung,
- 0,40 – bei u-förmiger Bestuhlung,
- 0,30 – bei Bankettbestuhlung, allerdings hängt in diesem Fall viel von Form und Größe der Tische ab.
Genauere Berechnungen liefern spezielle Rechner. Fragen Sie den Veranstaltungsort nach der Quadratmeterzahl des Raumes und rechnen Sie diese in Quadratfuß um: https://www.metric-conversions.org/area/square-meters-to-square-feet.htm. Nutzen Sie dann einen der online verfügbaren Rechner für die Raumkapazität, z. B. https://www.meetings.com/Meeting-Room-Capacity-Calculator.
Die Ausstattung
Für Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops, Konferenzen und Vorstandssitzungen ist möglicherweise Ausrüstung erforderlich für:
- Präsentationen
- Notizen der Vortragenden
- Videokonferenzen
- PA-Anlage
Bei den meisten dieser Geräte handelt es sich um elektronische Geräte, deren Angebot sich rasant weiterentwickelt. Statt Projektoren und Leinwänden kommen heutzutage interaktive Monitore zum Einsatz, die gleichzeitig als elektronisches Flipchart dienen. Videokonferenz- und Beschallungsanlagen werden immer kompakter und umfassen statt mehrerer Geräte nur noch eins oder zwei.
Interaktiver Monitor
Der interaktive Monitor ist eine perfekte Lösung für Geschäftspräsentationen. Er ist ein Gerät, das es ermöglicht, Informationen zu präsentieren, zu notieren, zu bearbeiten und zu speichern. Notizen, Zeichnungen und Anmerkungen können direkt zum präsentierten Inhalt hinzugefügt werden. Das Bild auf dem Bildschirm lässt sich per Berührung oder Geste steuern, und mehrere Personen können gleichzeitig arbeiten.
Die Monitore haben eine Auflösung von 1920x1080 (Full HD) oder 3840x2160 (UHD 4K). Sie zeigen ein hochwertiges, kontrastreiches Bild, das selbst von einem sehr hellen Raum und einfallendem Licht unbeeinträchtigt bleibt. Einige Modelle interaktiver Monitore sind zudem mit einer Kamera und Mikrofonen ausgestattet, wodurch sie für Videokonferenzen oder andere Formen der Online-Kommunikation genutzt werden können. Die Monitore verfügen über mehrere Anschlussmöglichkeiten, darunter HDMI, DisplayPort, VGA, USB und mehr, wodurch sie problemlos in andere Geräte und Systeme integriert werden können.
Interaktive Monitore werden auf Halterungen an der Wand oder auf einem Ständer mit Rollen montiert, der sich überall aufstellen lässt.
Beamer
Manche Veranstaltungsorte sind noch nicht mit interaktiven Monitoren ausgestattet. Wenn es für Sie akzeptabel ist, Präsentationen von einem Beamer auf eine Leinwand zu projizieren, achten Sie auf die Art des Beamers der ausgewählten Einrichtung. Beamer sind oft von mittelmäßiger Qualität, das heißt, das Bild ist an verschiedenen Stellen im Raum schlecht sichtbar, wird in geringer Auflösung dargestellt, hat einen zu geringen Kontrast und die Farben sind blass. Bei Präsentationen werden oft Grafiken, Fotos und Videomaterialien von sehr hoher Qualität verwendet, die bei der Anzeige durch manche Beamer dramatisch abnimmt. Daher lohnt es sich, auf Parameter wie Kontrast, Helligkeit und Auflösung des Beamers (mindestens Full HD) zu achten. Die bequemste Lösung besteht darin, den Beamer an die Decke zu hängen und ihn über WLAN mit Ihrem Computer zu verbinden.
Für einen Beamer braucht man auch eine Leinwand. Meistens wird sie auf einem Ständer ausgerollt, in manchen Räumen wird das Bild des Beamers auf eine mit Spezialfarbe gestrichene Wand projiziert.
Flipchart
Wie bereits erwähnt verfügen manche interaktive Monitore über Flipchart-Funktionen. Sie können mit dem Finger oder einem Spezialstift darauf schreiben und durch die Seiten scrollen. Sein großer Vorteil ist die Möglichkeit, alle während der Konferenz erstellten Materialien zu speichern und später an die Teilnehmer zu versenden.
Sollte der Veranstaltungsort keinen interaktiven Monitor mit Flipchart-Funktion zur Verfügung haben, können Sie jederzeit ein herkömmliches Flipchart verwenden. Es funktioniert gut in kleinen Räumen, in denen der Kontakt zwischen Referenten und Teilnehmern recht eng ist.
Videokonferenz-Set
Die Pandemie hat die Entwicklung und Nutzung von Videokonferenzgeräten und -anwendungen regelrecht befeuert. Persönliche Treffen ersetzen sie derzeit zwar noch nicht, begleiten diese jedoch häufig. Manchmal kommt es bei einem traditionellen Meeting dazu, dass Teilnehmer auf diese Weise mit jemandem in Kontakt treten, der nicht vor Ort sein kann. Sie nutzen Lösungen wie MS Teams, Zoom, Skype oder Google Meet.
Ein Videokonferenz-Set besteht normalerweise aus einer hochwertigen Webcam, einem Lautsprecher und Richtmikrofonen. Alle diese Geräte können in einem kompakten Gerät integriert werden, das häufig auf einem interaktiven Monitor montiert ist. Manchmal sind die Mikrofone getrennt, um die Stimme aus dem gesamten Raum besser erfassen zu können. Die Kamera verfügt über ein Weitwinkelobjektiv, das den gesamten Raum abbilden kann. Möglicherweise hat sie auch eine Autofokus-Funktion, die sich auf die gerade sprechende Person ausrichtet.
Dieses Setup kann in einem kleinen Schulungsraum eingesetzt werden. Größere Veranstaltungen, die in Konferenzräumen stattfinden, erfordern jedoch spezielle Ausrüstung und technische Unterstützung.
Sonstige Ausstattung
Die meisten Menschen, die Präsentationen halten, nutzen vorzugsweise ihren eigenen Computer. Allerdings sollte ein Veranstaltungsort auch über einen eigenen Laptop im Schulungsraum verfügen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn auf dem Laptop Software installiert werden muss, die für die Zusammenarbeit mit anderen Geräten notwendig ist, beispielsweise für die WLAN-Verbindung mit einem Beamer.
Der Schulungsraum sollte außerdem über einen Drucker mit Scannerfunktion, Kabel mit verschiedenen Anschlüssen, verschiedene Adapter und den oft übersehenen Laserpointer verfügen.
PA-Anlage
In Räumen bis zu 40 m² ist eine PA-Anlage unnötig und sogar störend, weil sie der Besprechung den intimen Charakter nimmt. In mittelgroßen Räumen (bis 100 m²) reicht eine einfache PA-Anlage mit tragbarem Mikrofon. Große Säle erfordern professionelle Beschallungsanlagen. Bei umfangreichen Beschallungsanlagen ist es ratsam, dass der Veranstaltungsort über entsprechende technische Unterstützung verfügt. In großen Räumen stehen den Teilnehmern teilweise Mikrofone und Kopfhörer zur Verfügung.
Telekommunikationseinrichtung
Internet
Bei der Prüfung der Art von Internet im Veranstaltungsort sollten Sie insbesondere nach zwei Dingen fragen: Erkundigen Sie sich zunächst nach Art, Geschwindigkeit und Stabilität der verfügbaren Internetverbindung. In guten Einrichtungen gibt es Internet mit einer durchschnittlichen effektiven Download-Geschwindigkeit von etwa 10 Mbit/s (Daten für 2023), manche bieten aber auch viel schnellere Verbindungen an. Informieren Sie sich als nächstes über die Verteilung des Internets in der Einrichtung selbst, damit es nicht zu einer Verlangsamung und einem Verlust der Abdeckung im WLAN-Netzwerk kommt. Im Idealfall hat der Veranstaltungsort einen eigenen Internetzugang nur für die Konferenzräume, damit die Nutzung des Netzwerks durch andere Gäste die Internetverbindung für Konferenzen und Schulungen nicht beeinträchtigt.
Belüftung, Klimatisierung
Die richtige Temperatur im Meetingraum spielt eine sehr wichtige Rolle. Sie sollte angemessen eingestellt sein, was bedeutet, dass sie für die meisten Teilnehmer angenehm ist. Im Winter ist zur Temperatureinstellung die Klimaanlage nicht notwendig, hierfür eignen sich die Heizkörper besser. Im Sommer hingegen ist eine Klimaanlage sinnvoll. Viel wichtiger jedoch ist eine ausreichende Belüftung, da ein Sauerstoffmangel die Teilnehmer müde macht und die Konzentration beeinträchtigt.
Beleuchtung
Für eine erfolgreiche Veranstaltung muss die Beleuchtung stimmen. Ist sie zu schwach, werden die Teilnehmer leichter müde, ist sie zu stark, stört sie. Führen Sie daher, wenn möglich, vor Anreise der Teilnehmer einen Beleuchtungstest durch.
Die beste Beleuchtung ist natürliches Licht durch große Fenster. Die Sonne und der Blick aus dem Fenster heben die Stimmung bei der Arbeit, was zu besseren Ergebnissen führt. Manche Veranstalter nutzen nur Tagungsräume mit Tageslicht. Dadurch, dass Präsentationen heute eher auf einem interaktiven Monitor anstatt einer Leinwand gehalten werden, entfällt die Notwendigkeit, den Raum abzudunkeln. Jalousien und Vorhänge sind nicht mehr nötig und es ist sinnvoll, das natürliche Tageslicht auszunutzen.
In Hotels sind Konferenzräume mit speziellen, intelligenten Steuerungssystemen ausgestattet, die es ermöglichen, den Raum zu dimmen oder aufzuhellen und einzelne Lampen zu aktivieren. So können Sie Farbe und Intensität der Beleuchtung sowohl in einem Teil als auch im gesamten Raum anpassen.