Wie plant und verwaltet man das Budget für eine Firmenveranstaltung?

Im Artikel “Wie organisiere ich eine Firmenveranstaltung?” schreiben wir, dass Sie bei der Organisation einer Firmenveranstaltung mindestens dessen voraussichtliches Budget kennen müssen, das heißt den ursprünglich für die Veranstaltung geplanten Betrag. Ohne das können Sie die nächsten Schritte nicht abschließen. In den meisten Fällen wird es von der Person bestimmt, die die Entscheidung getroffen hat, die Veranstaltung zu organisieren, d. h. vom Geschäftsführer oder Abteilungsleiter. Dieser sollte Ihnen auch weitere grundlegende Informationen über das Event mitteilen, wie Zweck, Art, geplante Teilnehmerzahl und Wunschtermin.

Eine angemessene Ausgabenplanung ist das wichtigste Element des Budgets. In der Entwurfsphase erstellen Sie einen vorläufigen Ausgabenplan. Der Plan ist deshalb vorläufig, weil er eine Überprüfung der aktuellen Marktpreise für Dienstleistungen sowie möglicherweise eine Überarbeitung der zu bestellenden Dienstleistungen erfordert, wenn diese nicht in den geplanten Betrag passen. Trotz dieser „Vorläufigkeit” sollte ein solcher Kostenvoranschlag für eine Veranstaltung eine vollständige und ordnungsgemäß organisierte Kostenaufstellung enthalten. Denken Sie auch daran, die geplanten Ausgaben in ABC-Kategorien einzuteilen: A – notwendig, B – nützlich, C – nicht notwendig. Im Folgenden besprechen wir die Liste der Ausgaben.

Der vorläufige Kostenvoranschlag bedarf einer Überprüfung. Erkundigen Sie sich zunächst nach den aktuellen Preisen der geplanten Dienstleistungen. Rufen Sie einfach für jede geplante Leistung mehrere Auftragnehmer an. Wenn Sie eine Eventagentur beauftragen, sollte Ihnen die Agentur entsprechende Kostenvoranschläge geben. Nach einer solchen Prüfung der Marktpreise kann sich herausstellen, dass der geplante Leistungsumfang definitiv nicht im Rahmen des geplanten Budgets liegt. Daher müssen Sie das Budget in einem Gespräch mit der Person, die die Entscheidung für die Organisation der Veranstaltung getroffen hat, und manchmal auch mit anderen Personen im Unternehmen besprechen. Entweder Sie erhöhen das Budget oder suchen nach Kosteneinsparungen, z. B. durch Reduzierung des Umfangs geplanter Leistungen.

Nach der oben beschriebenen Prüfung wird das endgültige Budget erstellt. Es ist in dem Sinne endgültig, dass der veranschlagte Betrag in das Budget der Marketingabteilung, der Personalabteilung oder einer anderen Abteilung des Unternehmens aufgenommen wird. Darüber hinaus werden alle weiteren Änderungen des Ausgabenbetrags auf diese Zahl bezogen. Es ist nicht in dem Sinne endgültig, dass es unantastbar ist, denn es kann Situationen geben, in denen es geändert werden muss. Bitte denken Sie daran, im endgültigen Budget eine Budgetreserve (normalerweise 5-10%) für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. Dieses endgültige Budget bedarf der Zustimmung des Entscheidungsträgers, also der Person, die die Entscheidung zur Organisation der Veranstaltung getroffen hat.

Mit der Genehmigung durch den Entscheidungsträger endet die Budgetplanung, denn nun beginnt die Umsetzungsphase, die vor allem in der Bestellung von Dienstleistungen und der Verhandlung von Preisen besteht. Die größten Ausgaben werden in der Regel die Miete des Veranstaltungsortes und die von diesem erbrachten Dienstleistungen sein. Wenn die Ausrichtung von Firmenveranstaltungen ein großer Teil des Angebots des Veranstaltungsortes ist, wird dieser wahrscheinlich alle von Ihnen benötigten Dienstleistungen anbieten können. Bei den meisten davon handelt es sich um Standardleistungen, z. B. Raummiete, Verpflegung, Unterkunft oder Ausstattung. Weitere Dienstleistungen (z. B. Aktivitäten) kann die Einrichtung bei bewährten Anbietern beauftragen und diese den Kunden anbieten. Manche Einrichtungen erstellen Dienstleitungspakete, deren Preis oft niedriger ist als die Summe der Preise der im Paket enthaltenen Dienstleistungen. Die Einrichtungen stellen einen Veranstaltungskoordinator zur Verfügung, für den die Kunden keine gesonderte Gebühr zahlen müssen.

Während oder nach der Buchung von Dienstleistungen und Preisverhandlungen kann es sich trotz der anfänglichen Überprüfung der Marktpreise herausstellen, dass die Gesamtkosten der Veranstaltung höher ausfallen als angenommen. Ist diese Abweichung gering, kann eine Budgetreserve die Lösung sein. Reicht diese nicht aus, sollte das Budget angepasst werden. In den meisten Fällen bedeutet dies den Verzicht auf oder die Kürzung bestimmter Dienstleistungen. Eine Erhöhung eines zuvor genehmigten Budgets wird eher selten bewilligt.

Nach der Veranstaltung muss das Budget abgerechnet werden. Sie müssen prüfen, ob die angefallenen Ausgaben mit dem Plan übereinstimmen. Dadurch können Sie erkennen, ob der Veranstaltungsort oder Drittanbieter höhere Beträge als vereinbart in Rechnung gestellt haben. Die tatsächlich angefallenen Kosten sind wertvolle Information für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.