Der Artikel richtet sich an Personen, die Tagungen und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter, insbesondere außerhalb des Firmensitzes, organisieren.
Welche Art von Veranstaltung möchte ich ausrichten?
Im Artikel “Wie organisiere ich eine Firmenveranstaltung?” schreiben wir, dass Sie bei der Organisation einer Firmenveranstaltung deren Zweck kennen müssen. Der Zweck der Veranstaltung bestimmt, welche Form die Veranstaltung annehmen wird. Mehr dazu können Sie im Artikel “Was sind die Ziele und Arten von Firmenveranstaltungen?” nachlesen. Außerdem müssen Sie die geplante Teilnehmerzahl und zumindest ein vorläufiges Budget kennen. Ohne diese Informationen können die nächsten Schritte nicht durchgeführt werden. In den meisten Fällen werden sie von der Person festgelegt, die die Entscheidung getroffen hat, die Veranstaltung zu organisieren, d. h. vom Geschäftsführer oder Abteilungsleiter. Sie müssen sie so genau wie möglich kennen. In der Regel wird Ihnen die Führungskraft, die sich für die Organisation der Veranstaltung entschieden hat, auch einen Terminvorschlag unterbreiten.
Wie finde ich einen Veranstaltungsort?
Die Suche nach einem Veranstaltungsort ist wahrscheinlich der angenehmste Teil bei der Organisation einer Veranstaltung. Es lohnt sich, mindestens ein paar Monate vor dem geplanten Veranstaltungstermin mit der Suche zu beginnen. Hat das Unternehmen keinen bewährten Veranstaltungsort oder möchte einen neuen Veranstaltungsort finden und Sie haben keine verlässlichen Empfehlungen von Freunden oder einer Eventagentur, können Sie entweder auf Websites suchen, die Veranstaltungsorte vorstellen, oder auf Google.
Phasen zu unterteilen:
- Durchsuchen von Websites, auf denen Veranstaltungsorte vorgestellt werden (z. B. eventinc.de oder hirschfeld.de) oder eine Suche auf Google.
- Nach Auswahl interessanter Objekte, Besuch der Webseiten dieser Objekte.
- Nach Eingrenzung der in Frage kommenden Einrichtungen Korrespondenz und Telefongespräche mit den Einrichtungen, falls möglich auch eine Besichtigung der Einrichtung.
Fügen Sie zudem Folgendes hinzu:
- Lage der Einrichtung (Stadt/Land)
- Entfernung vom Firmensitz, Anreisemöglichkeiten der Teilnehmer
- Art der Einrichtung (Hotel, Schloss etc.)
- Dienstleistungen und Austattung, die von der Einrichtung erwartet werden
Im ersten Schritt genügen die folgenden Kriterien, um Objekte auszuwählen:
- Anzahl der Teilnehmer
- Lage der Einrichtung (Stadt/Provinz)
- Entfernung vom Firmensitz, Anreisemöglichkeiten der Teilnehmer
- Art der Einrichtung (Hotel, Schloss etc.)
An dieser Stelle raten wir Ihnen, die Anzahl der Kriterien nicht zu erhöhen, da weder die oben genannten Konferenzwebsites noch Google eine effektive erweiterte Suche nach Einrichtungen mit mehr Kriterien, z. B. Raum- und Saalausstattung, anbieten, denn viele Einrichtungen geben solche Daten nicht in diese Websites ein.
Vereinfacht ausgedrückt lassen sich Einrichtungen für Firmenveranstaltungen in zwei Gruppen einteilen: Einrichtungen in Städten und auf dem Land. Viele Unternehmen entscheiden sich für Letzteres und organisieren Veranstaltungen beispielsweise in historischen Gebäuden fernab von Städten. Sie bieten Kontakt mit der Natur, Ruhe und Komfort. Je weiter die Anlage vom Firmensitz entfernt ist, desto größer ist die Anziehungskraft für die Teilnehmer und desto mehr konzentrieren sie sich während der Veranstaltung auf die Arbeit. Sie können die Dauer der Veranstaltung jederzeit um ein oder zwei Tage verlängern und Arbeit mit Entspannung verbinden. Wenn Sie eine Einrichtung wählen, die weiter vom Firmensitz entfernt liegt, müssen Sie prüfen, ob die Teilnehmer mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen können, oder einen Bus mieten. Mehr dazu lesen Sie im Artikel „Eine Firmenveranstaltung auf einem Schloss?“.
Es gibt Dutzende Kategorien von Einrichtungen für Tagungen und Firmenveranstaltungen. Die Website konferencje.pl listet beispielsweise Folgendes auf: Konferenzhotels, Konferenzräume in Bürogebäuden, Konferenzzentren, Kongress- und Messezentren, Sport- und Unterhaltungseinrichtungen, Kultureinrichtungen, Universitäten, Restaurants für Gruppen, Villen, Herrenhäuser, Schlösser, Schulungszentren, Studios für Online-Konferenzen, Clubs für Veranstaltungen.
Nachdem Sie eine Liste mit Einrichtungen erstellt haben, die die oben genannten Grundkriterien erfüllen (Kapazität für die geplante Teilnehmerzahl, Art der Einrichtung, Entfernung zum Firmensitz), besuchen Sie in der zweiten Phase der Suche die Websites der Einrichtungen und sammeln Sie diese restlichen Informationen:
- Die Dienstleistungen und Ausstattung, die Sie von der Einrichtung erwarten.
- Raumkapazität für die Art der von Ihnen geplanten Veranstaltung, in der von Ihnen gewählten Bestuhlung.
- Anzahl und Art der Zimmer und Betten, wenn Sie eine Übernachtung planen.
Nachdem Sie nun die Einrichtungen ausgewählt haben, die Ihren Erwartungen entsprechen, können Sie in die dritte Phase der Suche übergehen, d. h. dem Versenden von Angebotsanfragen an die Einrichtungen. Wenn Sie keine Zeit oder Lust haben, die Webseiten der Einrichtungen zu studieren, können Sie die zweite Phase überspringen und auch direkt Angebotsanfragen versenden.
In Ihrer Angebotsanfrage oder anschließenden Korrespondenz mit der Einrichtung müssen Sie folgende Punkte klar darlegen:
- Zweck der Veranstaltung
- Art der Veranstaltung
- Anzahl von Teilnehmern
- Geplanter Termin
- Von der Einrichtung erwartete Dienstleistungen und Ausrüstung:
- Verpflegung
- Übernachtung
- Ausstattung und Zusatzleistungen
- Geplante Aktivitäten
- Parkmöglichkeiten
Wenn sich die Einrichtung in der Nähe befindet, sollten Sie diese besichtigen und mit dem Inhaber oder Manager sprechen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Was soll mit der ausgewählten Einrichtung vereinbart werden?
Nach der ersten Auswahl der geeignetsten oder der zwei bis drei geeignetsten Veranstaltungsorte sollten die wichtigsten Punkte geklärt und festgelegt werden. Im Folgenden führen wir die für eine Organisation von Firmenveranstaltungen (Schulungen, Workshops usw.) wichtigen Punkte auf. Für andere Arten von Veranstaltungen kann diese Liste variieren.
Die Schulungsräume
Dies sind die Räume, in denen die Teilnehmer die meiste Zeit verbringen werden. Deshalb sollten Sie sorgfältig prüfen, ob dort alle Personen Platz finden. Sie müssen klären, ob Sie wirklich Tische benötigen, denn für manche Arten von Meetings (z. B. Brainstorming-Sitzungen) reichen Stühle mit klappbarer Tischplatte oder auch nur Papierblöcke aus. Die Einrichtung sollte Informationen darüber haben, wie viele Personen in jedem Raum bei einer U-förmigen Bestuhlung Platz finden bzw. wie viele Stühle ohne Tische bei einer Theaterbestuhlung Platz finden.
Achten Sie auch darauf, ob der Raum Tageslicht hat, denn Licht und ein Blick aus dem Fenster wirken sich positiv auf das Arbeitsklima aus. Der Raum sollte außerdem über eine Klimaanlage oder Belüftung verfügen, was besonders im Winter oder in Räumen, in denen Fenster nicht geöffnet werden können, wichtig ist.
Die Unterkunft
Soll die Veranstaltung außerhalb der Stadt stattfinden, insbesondere wenn sie mehrere Tage dauert, benötigen Sie auf jeden Fall eine Unterkunft. Prüfen Sie, ob die Einrichtung über die erforderliche Anzahl und Art der Zimmer verfügt. Führungskräfte erwarten wahrscheinlich Zimmer einer höheren Kategorie.
Die wichtigste Entscheidung, die Sie nach Rücksprache mit der Person treffen müssen, die sich für die Organisation der Veranstaltung entschieden hat, ist die Frage, wie viele Personen in einem Zimmer übernachten sollen: ein, zwei oder sogar mehr, wenn es sich um Doppel- oder Mehrbettzimmer handelt. Führungskräfte erwarten normalerweise Einzelzimmer. Besonders in kleinen, intimen Räumlichkeiten macht es Angestellten aber häufig nichts aus, zu zweit zu übernachten. Arbeitskollegen sind manchmal auch im Privatleben befreundet. Es lohnt sich nachzufragen, ob die Einrichtung Doppelbetten trennen kann. Diese Option reduziert die Kosten der Veranstaltung erheblich.
Einige Teilnehmer werden mehr Zeit auf dem Zimmer verbringen als andere. Überprüfen Sie die Kategorie und Ausstattung der Zimmer. Gibt es schnelles Internet, gutes Fernsehen usw.?
Die Verpflegung
Anzahl, Art und Kosten der Mahlzeiten hängen von der Art und Dauer der Veranstaltung sowie dem geplanten Budget ab. Finden Sie heraus, ob der Veranstaltungsort ein externes Catering-Unternehmen einsetzt oder über einen Koch verfügt, der die Mahlzeiten vor Ort zubereitet. Um Zeit zu sparen, werden bei Firmenveranstaltungen die Mahlzeiten in der Regel vom Büffet serviert. Dafür sind keine Kellner an den Tischen erforderlich. Eine solche Verpflegungsform erfordert eine Vereinbarung mit der Einrichtung. Falls Sie einen Abend mit Getränken planen, fragen Sie, ob der Veranstaltungsort einen Barkeeper zur Verfügung stellt. Dies wird jedoch wahrscheinlich mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Mehr dazu lesen Sie im Artikel „Speisen und Getränke bei Firmenveranstaltungen“.
Ausstattung und Zusatzleistungen
Welche Ausstattung und Zusatzleistungen benötigt werden, hängt von der Art der Veranstaltung ab. Für Schulungen, Workshops, Vorstandssitzungen und andere Firmenveranstaltungen benötigen Sie in erster Linie Präsentationstechnik. Flipcharts, Whiteboards, Projektoren und Leinwände gehören heutzutage der Vergangenheit an. Sie werden durch interaktive Monitore ersetzt. Bei Meetings werden häufig auch Videokonferenzgeräte mit Personen eingesetzt, die nicht vor Ort anwesend sein können. Es lohnt sich auch zu prüfen, ob die Einrichtung über einen Drucker, Scanner und Kopierer verfügt. Bei manchen Veranstaltungen wird auch eine PA-Anlage wichtig sein.
Die wichtigste Information, die Sie vom Veranstaltungsort einholen sollten, ist natürlich die Art und Geschwindigkeit der Internetverbindung. Dies ist besonders wichtig für Veranstaltungsorte, die außerhalb der Stadt liegen. Legen Sie fest, welche Ausstattung Sie erwarten und was die Einrichtung verfügbar hat.
Sollten sich unter den Teilnehmern Menschen mit eingeschränkter Mobilität befinden, prüfen Sie, ob die Anlage behindertengerecht ausgestattet ist (Aufzüge, Toiletten etc.). Weitere Informationen und Tipps finden Sie im Artikel „Welche Ausstattung für eine Firmenveranstaltung?“.
Die Aktivitäten
Da es sich bei diesem Artikel um Firmenveranstaltungen handelt, die dem Informationsaustausch zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern, der Geschäftsplanung oder der Schulung in einem bestimmten Bereich dienen, spielen Aktivitäten hier eine untergeordnete Rolle. Fragen Sie dennoch Ihre Abteilungsleiter und einige Mitarbeiter, welche Aktivitäten sie erwarten. Die endgültige Entscheidung hängt von der Art der Veranstaltung, der Anzahl der Teilnehmer, der Kapazität der Einrichtung, dem Budget und anderen Faktoren ab. Für Firmenveranstaltungen am besten geeignet sind: Disco, Barkeeper-Show, Auftritte (Stand-up, Zauberer) und Teambuilding-Spiele im Freien. Wenn Sie eine Liste mit Aktivitäten haben, fragen Sie die Einrichtung, welche davon sie anbieten kann. Zu diesem Thema schreiben wir ausführlich im Artikel „Welche Aktivitäten für eine Firmenveranstaltung?“.
Parkmöglichkeiten
Wenn einige Teilnehmer mit dem Auto anreisen, ist das Parken ein wichtiges Thema. An Veranstaltungsorten in der Stadt stellt die Bereitstellung von Parkplätzen oft eine große Herausforderung dar oder ist mit hohen Kosten verbunden. Einrichtungen auf dem Land verfügen in der Regel über ausreichend Parkplätze, oft auch kostenfrei. Es lohnt sich, die Frage des Parkens bereits bei der Suche nach einer Einrichtung und insbesondere bei der Vereinbarung mit der ausgewählten Einrichtung zur Sprache zu bringen.
Was sollte der Vertrag mit der Einrichtung beinhalten?
Bei kleineren Veranstaltungen genügen eine Buchung und eine E-Mail-Korrespondenz. Wenn es um mehr Geld geht oder die Veranstaltung selbst sehr umfangreich ist, ist es besser, einen Vertrag abzuschließen. Er sollte die grundlegenden Informationen zur Veranstaltung (Zweck, Datum, Teilnehmerzahl etc.) sowie eine detaillierte Beschreibung der zur Verfügung gestellten Räume und Flächen, der beauftragten Dienstleistungen und der bestellten Ausstattung enthalten.
Professionelle Einrichtungen verfügen über professionelle Vertragsvorlagen, deren Bestimmungen alle notwendigen Fragen regeln und auf der Erfahrung aus der Organisation zahlreicher Veranstaltungen basieren. Sie können eine solche Vorlage anfordern, aber es wäre Zeitverschwendung, darüber zu verhandeln, bevor Sie sich mit der Einrichtung in allen wichtigen Fragen geeinigt haben. Bitte beachten Sie die vom Veranstaltungsort dargelegten Zahlungs- und möglichen Stornierungsbedingungen. Erkundigen Sie sich, ob die Einrichtung über eine Haftpflichtversicherung für den Fall eines Unfalls verfügt. Es ist auch eine gute Idee, sich bei der Einrichtung nach den Hausregeln und Vorschriften zu erkundigen, da diese möglicherweise Informationen zu Dingen enthalten, die im Gebäude untersagt sind.